Виртуальная IP телефония для агентств недвижимости

Чем же важна телефония для агентства недвижимости?

Любой человек, будь то руководитель агентства или одиночка риэлтор, хочет снизить расходы на мобильную связь. Актуальной тема является особенно для тех, кто занимается продажей недвижимости на международном уровне. Звонки за пределами страны стоят гораздо дороже.

Подключить телефон к связи необходимо в первые дни после открытия агентства. Иначе работе просто не будет эффективной. Все телефоны оформлять необходимо на фирму, а не на сотрудников. В противном случае при увольнении могут возникнуть ситуации, когда уволенные риэлтора будут «забирать» клиентов себе. Ведь человек всегда звонит на знакомый номер. Ему зачастую неважно агентство его обслуживает или одиночный риэлтор. Необходимо оформлять не только сотовые телефоны, но и один городской. Он будет являться основным для компании. На всех рекламах должен «мелькать» короткий и запоминающийся номер, чтобы клиенты смогли его легко запомнить.

Настройка IP телефонии для риэлторского агентства

В первую очередь, необходимо создать столько учетных записей, сколько сотрудников трудоустроено в компании. На каждого из них должно быть по одной записи. Для этого на сайте сотового оператора связи можно найти раздел «Добавить сотрудника».

Настройка прав доступа

У каждого риэлтора будет свой собственный логин и пароль. С помощью индивидуальных данных сотрудники смогут входить в систему виртуального АТС недвижимости. Также пароли и логины пригодятся для подключения мобильного телефона к связи. Если подключением будет заниматься профессиональный системный администратор компании, то все необходимые параметры и данные нужно передать ему.

На каждого сотрудника нужно указать уровень доступа. Их существует в основном три вида:

Администратор. Он обладает возможностью управлять всеми процессами и имеет полный доступ ко всем настройкам связи.
Пользователь. Данный сотрудник сможет увидеть историю звонков, статистику работы компании, но изменить настройки он не имеет права.
Ограниченный пользователь. Риэлтор будет видеть только историю собственных звонков, а также может переадресовывать номера.

При оформлении номера предоставляется возможность выбрать добавочный номер. Он выглядит намного короче, чем обычный. Функция является бесплатной.

Сотрудники компании могут принимать звонки на любом аппарате: компьютер, смартфон, планшет, городской телефон. Как только все сотрудники были добавлены в систему, риэлторы с уровнем администратора будут выделены жирным шрифтом на сайте настроек.

Настройка отделов

После выполнения первого шага, необходимо перейти в следующий раздел, который называется «Настройка Отделов».

Отделы нужно создавать для того, чтобы звонки шли не только на одного сотрудника, а на нескольких сразу. Можно настроить так, чтобы входящие распределялись параллельно, одновременно или по очереди. В стандартных настройках уже будет создан один отдел по продажам. Чтобы создать несколько таких отделов, необходимо перейти в параметры.

Каждому из отделов будет присвоен свой порядковый номер. Это необходимо для того, чтобы внутри компании можно было всегда связаться друг с другом по короткому номеру.

Настройка звонков

Далее важно выбрать каким образом будут распределяться входящие:

Всем одновременно – звонки будут поступать сразу на все телефоны отделов. Этот алгоритм является наиболее популярным. Так клиенту всегда кто-то ответит.
Равномерно – входящий будет поступать тому сотруднику, который дольше всего не разговаривал по телефону. В данном случае получается честное распределение работы, а также дается дополнительное время на обработку каждого предыдущего звонка.
Поочередно – изначально входящий поступает первому сотруднику, через какое-то время звонок переходит следующему работнику и так далее. То есть входящий уже не возвращается к предыдущим риэлторам.
По нарастающей – алгоритм схож с предыдущим, но в данном случае звонок поступает следующему сотруднику, но не прекращает поступать предыдущему.

После всех выбранных настроек можно указать очередь сотрудников в каждом отделе.

Далее необходимо выбрать, что будет со звонком, если ни один из менеджеров компании не ответил на входящий. Существует несколько вариантов:

Перенаправить звонок на автоответчик, в котором будут слова извинений и, обещание перезвонить в ближайшее время.
Направить входящий на главный телефон старшего сотрудника агентства или руководителя.
Направить звонок одному из сотрудников или в другой отдел.
Создавать заказы на обратный звонок.

По статистике клиенты не дожидаются ответа менеджера, если последний не успевает ответить на звонок в течение двадцати секунд.

Чтобы не терять клиентов, можно установить дополнительную функцию, которая называется «Для нетерпеливых». При любом звонке клиенту будет автоматически предложено заказать обратный звонок. Некоторые агентства записывают автоответчик и предлагают человеку принять участие в какой-либо акции и подождать ответа на звонок.

Настойка номеров или SIM-карт

Далее можно переходить к настойке номеров или SIM-карт. Перейдя в раздел «Номера» можно увидеть все подключенные номера сотовой связи, который включены в систему виртуальной АТС телефонии недвижимости. Подключать можно любое количество сим-карт. В данном случае ограничений не существует.

В разделе «Настройки сим-карты» можно выбрать один из двух режимов работы:

Личный номер одного из сотрудников. Каждый входящий или исходящий звонок будет зафиксирован за определенным сотрудником компании.
Общий номер для всего агентства недвижимости. В данном случае функционал будет расширен:
- можно добавить приветствие через автоответчик;
- внести настройки режим работы агентства;
- выбрать порядок поступления звонков сотрудникам и отделам.

В данном случае мобильная связь становится виртуальной. Поэтому использовать сим-карту не обязательно.

Чтобы увидеть все настройки, необходимо нажать на номер телефона. Можно выбрать круглосуточную работу телефона или же указать режим работы. Если принимать звонки по определенному расписанию, то входящие будут распределяться на рабочее и нерабочее время. Данное расписание будет распространяться на все номера компании.

Если звонок поступает в нерабочее время, то с помощью автоответчика можно попросить клиента записать голосовое сообщение, перезвонить в агентство в определённое время, оставить заявку на обратный звонок. В первом случае на почту сотрудникам придет оповещение о том, что в период отсутствия риэлторов был звонок, и было оставлено голосовое сообщение. Также входящий будет отображен в истории звонков.

После всех пройденных этапов, настройка виртуального АТС будет завершена. Сотрудники агентства недвижимости смогут консультировать и общаться с клиентами по мобильным телефонам, стационарным телефонам, посредствам ПК и так далее.